verslag vergadering 9/6/2009

1.       Evaluatie faute filmavond 9/5

a.       Financieel resultaat: 968,39  € - detail hier

b.      Algemene evaluatie:

                                                                                            i.            Doel (in de eerste plaats plezier maken onder ouders en daarbij wat geld opbrengen) is bereikt.

                                                                                           ii.            Desondanks was de opkomst eerder beperkt, mogelijke redenen:

1.       Verkleden is vermoedelijk drempel voor een deel van het publiek, anderzijds zorgt dit voor een kleurrijk geheel met hoger 'feestgehalte'.

2.       De feestavond viel in een (zeer) druk weekend: plechtige communies, klusdag, grootouderfeest.

3.       Onvoldoende op voorhand promotie gemaakt (amper 3 weken) en onvoldoende 'live'/met ludieke acties.

4.       Inschrijving zonder kaartenverkoop.

                                                                                         iii.            Het signaal werd opgevangen dat 10€ nogal veel was voor het aanbod van eten. Het eten was nochtans in overvloed/à volonté aanwezig en gevarieerder en gezonder dan de frieten en vleessnacks vorig jaar maar blijkbaar wordt dit laatste door sommigen meer als 'volwaardige' maaltijd beschouwd.

                                                                                         iv.            Verbeteracties voor volgende editie:

1.       Laten plaatsvinden in kalme periode: 6/2/2010

2.       Langer op voorhand (min. 6 weken) promotie maken en meer 'live'/met ludieke acties.

3.       Eetformule wijzigen:

a.       Inkomkaart (5€)  + eetkaart (5€) – of

b.      Inkomkaart (5€) + bv. 1€ per hotdog of dergelijke

2.       Voorstel aanpassing foto-rubriek op de website: grote pictogrammen (of kleine foto's) – 1 voor elke klas/werkgroep/algemeen – met achter elk pictogram een link naar het geheel aan fotoalbums van die bepaalde klas of algemeen (op de aparte fotoalbumwebsite - Picasaweb).

a.       Ook op de verschillende blogs zou dit pictogram kunnen terugkomen.

> Voorstel werd goedgekeurd.

3.       Voorstel bijsturing blogmails: korte mail met slechts eerste 200 karakters (bv.) van de blog, gevolgd door link naar de website/blog 'voor het hele verhaal'. > Voorstel werd goedgekeurd.

4.       E-mail abonnering (naar analogie met blogs en recent ook agenda naschools) ook op agenda en fotoalbums voorzien?

a.       Voorstel werd goedgekeurd.

b.      Abonnering op agenda en fotoalbum kan per klas en algemeen. Wanneer ouders zich hierop bijkomend zouden abonneren, hoeft de leerkracht geen bericht meer op z'n blog te plaatsen voor de aankondiging van een gebeurtenis die ook al in de agenda genoteerd staat of bij publicatie van nieuwe fotoalbum.

c.       Algemeen blijken de verschillende stappen die je moet doorlopen bij de abonneringsprocedure niet voor iedereen duidelijk. > Deze zullen kort worden toegelicht bij de abonneerknop op elke blog/agenda/fotoalbum.

5.       Om algemene activiteiten (klokhuis, brunch, happening, faute avond, enz.) meer in de verf te zetten zal op de algemene blog links boven een 'banner' of iets dergelijks voorzien worden die altijd de aandacht vestigt op de eerstvolgende activiteit.

6.       Algemene evaluatie schooljaar

a.       Uit de algemene evaluatie met de verschillende werkgroepen en klokhuis kwamen o.a. volgende vragen:

                                                                               I.            Hoe 'missie' van de verschillende werkgroepen meer in de verf te zetten? Bv. door bericht op blog met label 'missie'

> De werkgroep oordeelde dat dit niet echt nodig is, de meeste werkgroepen (met hun leden, blog, activiteiten) spreken voor zichzelf.

                                                                             II.            Hoe meer leden aantrekken/werven? Ca. 2 jaar geleden bv. organiseerden trekkers 'wervingscampagne'

> Ook bij de aanvang van dit schooljaar werden wel degelijk 'wervingscampagnes' gevoerd, zowel op eerste klokhuis als door de trekkers zelf. We stellen voor dit principe te behouden: het is daarbij aan de werkgroeptrekkers (en/of andere leden van een werkgroep) om extra campagne te voeren indien nodig (bv. door op school mensen aan te spreken).

                                                                           III.            Inventaris klasprojecten als input/ideeën/thema's voor werkgroepen (vraag van werkgroep kunst): volstaan blogs met label 'project' of is er meer nodig?

> De werkgroep oordeelde dat de website/blogs en alle andere communicatiekanalen, schoolactiviteiten en aanwezigheid van schoolteamleden in elke werkgroep voldoende input zou moeten zijn.

b.      Op het Klokhuis werd het signaal gegeven dat er onvoldoende ouderparticipatie is, terwijl sommige mensen juist een hoge graad ervaren (in vergelijking met andere scholen bv.). Signaal zou vnl. afkomstig zijn van ouders (niet van de school) die zelf actief deelnemen aan overlegplatforms en/of werkgroepen maar niet hetzelfde engagement zien bij andere ouders. De vraag kan gesteld worden wat zin het heeft dit te melden op een platform waar de doelgroep toch niet aanwezig is.

7.       Vooruitblik 2009-2010

a.       Faute avond op 6/2/2010 (zie 1.b.iv voor meer info)

b.      Er werd geoordeeld dat er al voldoende activiteiten zijn waarop ouders elkaar kunnen leren kennen (brunch, happening, grootouderfeest, klokhuis,…) en dat het daarom niet nodig is nog een quiz of dergelijke te organiseren.

verslag vergadering 1/4/2009

1.                  Voorbereiding faute avond 9 mei: brainstorm > er werd gekozen voor het thema Film

a.                  Het is m.a.w. geen 'faute' avond meer, maar dat is ook minder belangrijk. Voornaamste doel van de avond is: plezier maken (voor 1 keer zonder kinderen) en geld opbrengen.

b.                  Zoals vorig jaar zijn ook feestgangers van buiten de school welkom: men zegge het voort!

c.                   Programma:

                                                               i.      20u: 'Filmsterren' komen binnen op rode loper (> Miet zorgt hiervoor) onderaan de inkomsttrap terwijl enkele fotografen foto's maken. > Wannes vraagt Geert De Roose e.a. om fotograaf te spelen.

1.       Elke gaat mogelijkheid na limousine te lenen om voor ingang school te plaatsen.

                                                             ii.      20u30: afspelen filmtrailers + buffet:

1.       pizza's > Wannes vraagt Tom

2.       smoutebollen > worden voorzien door Nese (+Kamer)

3.       popcorn

4.       fried chicken wings

5.       chips

6.       tortilla's + dipsaus

7.       zonnebloempitjes

8.       ijspralines

                                                            iii.      22u30: surprise acts

                                                           iv.      23u: party met film geïnspireerde muziek – heel de avond worden verder filmtrailers/beroemde scènes geprojecteerd (zonder klank)

                                                             v.      Hele programma wordt in goede banen geleid door 'voorzitter'. > Wannes vraagt Paul Beckers

                                                           vi.      DJ = Gunther? > Wannes vraagt na

d.                  Iedereen zoekt bekende/leuke/originele/… filmtrailers/scènes en stuurt door naar Wannes die grote montage maakt.

e.                  Miet zorgt voor posters om filmsfeer te maken.

f.                   Kamer vragen in cinema Diest na of we grote reclameborden mogen lenen voor decoratie

g.                  Uitnodiging wordt gemaakt door Miet tegen 10 april - elementen te voorzien:

                                                               i.      Uitnodiging wordt gemaakt dmv enkele filmaffiches waarop gezichten van enkele communicatie werkgroepleden geplaatst worden: minimaal laatste aanwezigen vergadering = Ewoud, Jan, Miet, Elke, Wannes > Wannes stuurt foto's door naar Miet

                                                             ii.      Dress code = film

                                                            iii.      Datum + uur

                                                           iv.      Locatie

                                                             v.      Programma in 't kort: o.a. surprise acts!

                                                           vi.      Uitgebreid buffet (drank te betalen)

                                                          vii.      Inkom 10€ voorverkoop, 12,5€ avond zelf

1.       Te betalen door storting op Pitrekening (Wannes verifieert nog of dit kan) of op secretariaat

2.       I.t.t. tot gezegd op de vergadering zou ik niet met voorverkoopkaarten werken maar gewoon met een lijst van genodigden (zoals bij echte filmgala's). Wie betaald heeft staat op de lijst, heel simpel.

h.                  Surprise act trekkers worden gezocht via 3-tal promofilmpjes:

                                                               i.      Populaire scènes worden nagespeeld, vb.: Peulengaleis, In de Gloria, Kill Bill (misschien niet bekend genoeg?), Pulp Fiction, Van vlees en bloed, Het eiland,…

                                                             ii.      Tegen zondagavond 5 april stuurt iedereen kandidaat scènes door naar de volledige werkgroep communicatie en aansluitend worden er 3 gekozen. 1 scène moet met 2 acteurs speelbaar zijn, de andere mag met meerdere acteurs.

                                                            iii.      Miet zorgt voor rekwisieten.

                                                           iv.      1^e scène wordt gemaakt door Ewoud en Wannes op dinsdag 7 april 19u

                                                             v.      Andere scènes worden gemaakt op nog te bepalen datum.

1.       Wannes vraagt na bij Wim of deze kan filmen + monteren.

2.       Voor deze filmpjes worden extra/andere acteurs gezocht. Jan en Elke zijn al kandidaat, Wannes ronselt extra ifv gekozen scènes: Karin, Greet, Gert, Britt,...

                                                           vi.      Samen met de uitnodiging wordt het eerste promofilmpje gepubliceerd door Wannes op 10/11 april.

i.                    Het idee 'Venetiaans carnaval' werd niet weerhouden wegens minder fun-gehalte, maar is mogelijk wel een goede quiz-vervanger.

2.                  Evaluatie website/blogs

a.                  Miet stelde voor een seizoensgebonden kleur/sfeer (d.m.v. foto in de hoofding bv.) te voorzien op de website, naar analogie met www.deoranjerie.be. > Ewoud en andere leden kunnen eens een kijkje nemen en hun gedacht doorsturen. Als de meerderheid hiervoor gewonnen is, kunnen we dit doorvoeren.

b.                  Alle blogs (behalve Elke) worden intensief gebruikt: zo goed als dagelijks worden er meerdere blogmails verstuurd. Proficiat!

c.                   Er is vraag naar meer foto's.

                                                               i.      De mini-diavoorstelling op de klasblogs (onder de rubriek over ons) zal vervangen worden door een klasfoto. > Ewoud spreekt Geert De Roose aan om foto's te trekken. Wannes past de blogs aan.

                                                             ii.      Er worden redelijk wat foto's getrokken (door ouders, leerkrachten,…), alleen raken ze vaak moeilijk tot op de website. > Het makkelijkst is dat alle fotografen hun foto's bezorgen aan Wannes (eventueel via Elke) d.m.v. USB-stick, cd, dvd of door ze te uploaden (stuur hiervoor een mailtje naar Wannes). Wannes plaatst ze dan in een fotoalbum en mailt naar de betrokken blogger (+Ewoud) een link naar de album om op zijn blog te plaatsen.

d.                  Er zijn 96 abonnees op de algemene blog maar we weten we niet zeker of dat alle ouders (of minstens 1 per gezin) zijn.

                                                               i.      Op de eerstvolgende weekafsluitingen/klokhuis/schoolateliers (>Ewoud) zal kort een oproep gedaan worden om je te abonneren indien nog niet het geval.

                                                             ii.      Daarnaast is er ook een (heel) kleine lijst van ouders die geen internet/e-mail hebben: die krijgen print-outs van de belangrijkste berichten en de pitpraat mee met de boekentas.

e.                  De blogs van An, Lieselot en werkgroep milieu bevatten weinig of geen labels bij de berichten. Dit maakt het archief per categorie onbruikbaar waardoor het moeilijk is oude berichten terug op te zoeken. Ewoud meldt dit aan schoolteam, Wannes aan werkgroep milieu.

f.                   Sommige blogmails (Geert vaak, milieu soms) zijn gedeeltelijk niet leesbaar omdat de letters in een heel lichte kleur gezet worden. Dit is wel goed zichtbaar op de blog (omdat die een donkerdere achtergrond heeft) maar niet in de mail. > Wannes meldt dit aan de betrokkenen.

3.                  Het levensgroot organigram in hout (zie verslag 4/11/2008, punt 7) moet nog voorzien worden. > Ewoud neemt op met schrijnwerker.